Die Digitalisierung schreitet unaufhaltsam voran. Unternehmen in Deutschland stehen vor vielen Anforderungen, die bereits umzusetzen sind und sich in den kommenden Jahren fortsetzen. Während derzeit insbesondere die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung ab 2025 in aller Munde ist, gibt es auch im Personalwesen wichtige Anforderungen, die eine Umstellung auf digitale Prozesse erforderlich machen. Wir wollen die wichtigsten digitalen Pflichten im Personalwesen beleuchten und zeigen, wie Unternehmen diese Anforderungen erfolgreich umsetzen können. Spoiler: Auf essentielle Instrumente für die rechtskonforme Archivierung digitaler Unterlagen, wie digitale Personalakten und Dokumentenmanagementsysteme (DMS) können Unternehmen nicht mehr verzichten.
Bürokratieentlastungsgesetz: Ursprung der digitalen Pflichten in Deutschland
Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz (BEG) wurden eine Reihe von gesetzlichen Maßnahmen getroffen, um Unternehmen in Deutschland von bürokratischen Belastungen zu befreien. Es gibt mehrere Versionen des Gesetzes (BEG I, BEG II, BEG III und BEG IV), die bereits seit 2015 sukzessive eingeführt wurden, um nicht nur den Bürokratieabbau zu fördern, sondern die Digitalisierung in Unternehmen voranzubringen.
Die Digitalisierungspflichten, die durch diese Gesetzgebungen eingeführt wurden, sollen einerseits administrative Prozesse vereinfachen. Gleichzeitig bestehen weitreichende Anforderungen an die rechtskonforme Archivierung digitaler Unterlagen:
- Erleichterung der elektronischen Arbeitsprozesse: Die Gesetze beinhalten Maßnahmen zur Förderung der Digitalisierung betrieblicher Prozesse. Dazu gehört zum Beispiel die Erleichterung der Nutzung elektronischer Rechnungen und der elektronischen Archivierung digitaler Unterlagen, was die Verwaltungskosten reduziert und die Effizienz erhöht.
- Erweiterung der elektronischen Kommunikation mit Behörden: Die Einführung und Ausweitung der Nutzung von elektronischen Schnittstellen zwischen Unternehmen und Behörden soll administrative Abläufe vereinfachen. Beispielsweise wird der Datenaustausch mit Finanzbehörden oder Sozialversicherungsträgern zunehmend digital abgewickelt.
- Reduzierung von Aufbewahrungsfristen: Bestimmte Aufbewahrungsfristen für steuerlich relevante Dokumente wurden verkürzt, was die Digitalisierung und Vernichtung von Papierdokumenten nach einer gewissen Zeit erleichtert. Mit der Archivierung digitaler Unterlagen sinkt der Platzbedarf für die physische Lagerung von Dokumenten.
- Einführung und Anpassung der E-Bilanz: Die Pflicht zur Abgabe der elektronischen Bilanz (E-Bilanz) wurde durch die Bürokratieentlastungsgesetze weiter konkretisiert, was Unternehmen dazu verpflichtet, ihre Bilanzdaten in elektronischer Form an das Finanzamt zu übermitteln. Dies ist ein weiterer Schritt zur Digitalisierung des Finanz- und Rechnungswesens.
- Vereinfachungen für Kleinunternehmen: Besonders kleine Unternehmen sollen von Bürokratie entlastet werden, indem sie von bestimmten Dokumentations- und Meldepflichten befreit werden oder diese vereinfacht abwickeln können.
- Digitale Krankmeldungen: Die Pflicht zur Einführung digitaler Verfahren bei Krankmeldungen, wie die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU), wurde ebenfalls vorangetrieben. Dadurch entfällt für Arbeitnehmer die Pflicht, eine Krankmeldung in Papierform an den Arbeitgeber zu übermitteln.
Pflicht zur elektronischen Führung von Entgeltunterlagen
Mit der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP), werden in Deutschland seit 2023 Unternehmensdaten durch die Deutsche Rentenversicherung geprüft. Im Rahmen der euBP werden die für die Betriebsprüfung relevanten Daten elektronisch und automatisiert aus den Systemen der Arbeitgeber entnommen und an die Prüfer übermittelt. Die euBP hilft dabei, die Richtigkeit der Sozialversicherungsbeiträge und die Einhaltung der gesetzlichen Meldepflichten sicherzustellen. Seit 2022 sind Unternehmen daher verpflichtet, Entgeltunterlagen in elektronischer Form zu führen und diese digitalen Unterlagen ordnungsgemäß zu archivieren. Dies umfasst alle Dokumente, die für die Berechnung und Auszahlung von Gehältern relevant sind, wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Arbeitszeitnachweise und Sozialversicherungsunterlagen.
Zu den begleitenden Entgeltunterlagen zählen u.a.:
- Elternschaftsnachweis (z. B. Geburtsurkunde)
- Anträge von Minijobbern auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
- Mitgliedsbescheinigungen von Krankenkassen
- Erklärung kurzfristig Beschäftigter zu weiteren Tätigkeiten im Kalenderjahr
- Immatrikulationsbescheinigungen zur Feststellung des Werkstudentenstatus
- Unterlagen zu einer Arbeitnehmerentsendung
- Informationen zur Versicherungsfreiheit oder Befreiung von der Versicherungspflicht eines Arbeitnehmers
- Rückmeldungen von Krankenkassen, z. B. zur Feststellung der Versicherungspflicht
- Aufzeichnungen der Arbeitszeit gemäß Mindestlohngesetz (MiLoG)
- Unterlagen zu in Anspruch genommener Pflegezeit
- Informationen zur Staatsangehörigkeit
Entgeltunterlagen stellen besonders sensible Informationen dar, an die hohe Anforderungen zur Archivierung digitaler Unterlagen gestellt werden.
Digitale Personalakte: rechtskonforme Archivierung digitaler Unterlagen im Personalbereich
Arbeitgeber, die ihre Personalverwaltung noch auf Papier führen, sollten dringend über die Einführung einer digitalen Personalakte nachdenken. Diese moderne Lösung ermöglicht es nicht nur, Personalakten gemäß den Vorschriften zu verwalten, sondern auch alle Entgeltunterlagen effektiv zu organisieren. In Kombination mit einer Personalsoftware sorgt das System dafür, dass zahlreiche Dokumente direkt elektronisch archiviert werden.
Hier sind die wesentlichen Vorteile der digitalen Personalakte:
- Optimierung der Arbeitsabläufe und Reduzierung der Kosten
- Kürzere Suchzeiten und verbesserte Effizienz
- Erleichterte Verwaltung von Zugriffsrechten und Datenschutz
- Zugriff auf Daten unabhängig von Ort und Zeit
- Revisionssichere Speicherung von Personal- und Entgeltunterlagen
- Stärkung des Arbeitgeberimages durch den Einsatz fortschrittlicher Technologie
Digitale Personalakten machen die Verwaltung der Personalinformationen rechtssicher. Sie leisten damit im HR-Bereich Ihren Beitrag hinsichtlich der Compliance-Anforderungen Ihres Unternehmens. Digitalen Personalakten erfüllen alle DSGVO- und GoBD-Anforderungen und erledigen damit die Archivierung digitaler Unterlagen datenschutzkonform.
Tipp
Profitieren Sie beim Einsatz einer digitalen Personalakte
Mit der Einführung einer digitalen Personalakte profitieren Sie von einem zentralen und vollständigen Dokumentenarchiv zu Ihren Mitarbeitern, das die HR-Verantwortlichen entlastet.
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