Wie KI dabei hilft, das Vertrauen in Daten wiederherzustellen

Unternehmen stehen heute und in den letzten Jahren vor verschiedenen komplexen Herausforderungen. Von geopolitischer Unsicherheit bis hin zu Schwankungen in den Lieferketten müssen Führungskräfte schnell und fundiert handeln können. KI und eine zuverlässige Datenbasis bieten die richtige Lösung.

Die steigende Geschwindigkeit erfordert den digitalen Wandel als beste Antwort.

Kein Unternehmen kann es sich mehr leisten, diesen zu ignorieren. Steve Hare, CEO von Sage, betonte auf der Transform 2024 Hausmesse in Las Vegas, dass die rasch wechselnden Rollen und Herausforderungen innovative Lösungen erfordern, um den gestiegenen Anforderungen gerecht zu werden.

Im Zentrum der Strategie steht das Finanzwesen.

Entscheidungsträger in diesem Bereich werden zunehmend ins Zentrum der Strategie gerückt. Sie sind auf präzise und zeitnahe Informationen angewiesen, um den Erfolg und das Wachstum zu fördern. CFOs spielen dabei eine Rolle als „die beruhigende Stimme in stürmischen Zeiten“. Sie werden unterstützt von Technologien, die nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch eine Kultur der Innovation und des strategischen Denkens fördern. Eine Schlüsselrolle kommt hier der KI zu: Sie ermöglicht es, Entscheidungsprozesse zu unterstützen, Daten sicher auszuwerten und das Finanzwesen mit neuen Kräften – Resilienz und Dynamik – zu bereichern.

Die Risiken der guten alten Excel-Tabelle als potenzielle Fehlerquelle.

Nicht alle Unternehmen nutzen moderne Technologien. Die Studie „Jenseits des Unerwarteten“ von Blackline zeigt ein besorgniserregendes Bild.

Zweifel am eigenen Datenvertrauen
Die Ergebnisse zeigen, dass 42 Prozent der weltweit Befragten und 30 Prozent der deutschen Teilnehmer kein vollständiges Vertrauen mehr in die Richtigkeit ihrer Finanzdaten haben. Ein Hauptgrund dafür ist die Abhängigkeit von manuellen Prozessen und veralteten Systemen wie Excel-Tabellen, was das Risiko von Fehlern und Inkonsistenzen erhöht.

Excel-Tabellen haben zwar ihre Berechtigung und können in Verbindung mit einer Finanzlösung und KI sinnvoll eingesetzt werden. Es gibt durchaus Anwendungsszenarien, in denen Excel seine Stärken ausspielen kann.

Nachteile von Excel

Excel als alleinige Grundlage für datengestützte Entscheidungen bringt jedoch eine Reihe von Nachteilen mit sich. Bei genauerer Betrachtung wird deutlich, warum manuelle Prozesse keine geeignete Basis für datengestützte Entscheidungen in der Finanzabteilung darstellen:

• Hohe Fehleranfälligkeit: Excel ist anfällig für menschliche Fehler bei der manuellen Dateneingabe und -bearbeitung. Falsche Formeln, unbeabsichtigte Änderungen oder Löschungen können zu fehlerhaften Daten und Analysen führen, die wiederum zu schwerwiegenden Fehlentscheidungen führen können.
• Begrenzte Zusammenarbeit: Das Risiko von Fehlern steigt, wenn mehrere Personen an einer Excel-Tabelle arbeiten. Es gibt keine Möglichkeit, Berechtigungen genau zu steuern, und verschiedene Versionen führen zu Inkonsistenzen.
• Performanceprobleme: Mit zunehmender Datenmenge und Komplexität sinkt die Leistung von Excel, was das Laden und Bearbeiten großer Dateien sehr langsam und ineffizient macht.
• Keine einheitliche Datenquelle: Daten liegen oft in mehreren Excel-Tabellen verteilt und nicht in einer zentralen Datenbank, was den Zugriff erschwert und die Datenqualität gefährdet.
• Eingeschränkte Analysemöglichkeiten: Excel stößt bei fortgeschrittenen Datenanalysen und Visualisierungen schnell an seine Grenzen im Vergleich zu spezialisierten BI- und Analysetools.
• Unzureichende Automatisierung: Viele manuelle, repetitive Aufgaben wie Datenimport und Berichterstellung lassen sich in Excel nicht oder nur umständlich automatisieren.
• Mangelnde Skalierbarkeit: Excel ist bei wachsenden Datenmengen und steigenden Anforderungen nicht gut skalierbar. In Zukunft wird kein Weg an professionellen Datenbanken und Planungslösungen vorbeiführen.

Jeder Held braucht einen Begleiter.

Finanzentscheidungen zu schaffen, sollten Unternehmen in Betracht ziehen, von Excel auf spezialisierte Planungs- und Analysesoftware umzusteigen. Steve Hare beschrieb diesen Wandel in seiner Keynote als „Jeder Superheld braucht einen Sidekick“. Nur so können Datensilos aufgelöst, Prozesse standardisiert und Entscheidungen auf einer einheitlichen, vertrauenswürdigen Datenbasis getroffen werden.

Die Lösung liegt in der Einführung moderner Technologien wie Cloud-Computing und KI. Diese bieten nicht nur die benötigte Flexibilität und Skalierbarkeit, um auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren, sondern auch eine hohe Datenqualität und die Fähigkeit, komplexe Datenmengen effektiv zu analysieren und wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. Der erfolgreiche Einsatz dieser Technologien erfordert jedoch neue Fähigkeiten. Finanzleiter müssen lernen, mit KI-gestützten Tools zusammenzuarbeiten.

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Zusammenarbeit mit KI in Finanzprozessen.

Die Integration von Künstlicher Intelligenz in Finanzprozesse verändert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Rechnungsbearbeitung, Fehlererkennung und Zeiterfassung handhaben. Die Zusammenarbeit sieht so aus und bietet konkrete Vorteile:

• Durch die Automatisierung der Buchhaltung können die Zeiten für die Rechnungsverarbeitung deutlich verkürzt werden – oft um mehr als die Hälfte. Das reduziert nicht nur den manuellen Aufwand, sondern minimiert auch die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler.
• Die Erkennung ungewöhnlicher Transaktionen und Fehler in der Hauptbuchhaltung durch KI ist ein weiterer Bereich. Systeme, die Millionen von Transaktionen wöchentlich überprüfen, können Ungereimtheiten frühzeitig identifizieren und korrigieren, was die Integrität der Finanzdaten erheblich verbessert.
• Die automatisierte Zeiterfassung durch KI-Technologien ermöglicht eine präzise Zuweisung der auf Projekte und Aufgaben verwendeten Zeit. Diese Effizienzsteigerung führt zu erheblichen finanziellen Einsparungen und stellt sicher, dass jede abrechnungsfähige Stunde erfasst wird.

Erfolgreiche Navigation in einer Zeit mit vielen Fragezeichen.

Die Einführung fortschrittlicher Technologien wie KI und Cloud-Computing ist unerlässlich, um den komplexen und vielfältigen Herausforderungen in der Unternehmenswelt gerecht zu werden. Sie ermöglichen nicht nur eine erhöhte Effizienz und Genauigkeit in den Finanzprozessen, sondern fördern auch eine Kultur der Innovation und strategischen Entscheidungsfindung. Unternehmen können veraltete Systeme und manuelle Prozesse überwinden, indem sie eine zuverlässige und einheitliche Datenbasis schaffen, die essentiell ist, um in der heutigen dynamischen Geschäftsumgebung erfolgreich zu navigieren.