Erfahren Sie, wie modernes ERP Ihr Unternehmen dabei unterstützen kann, die Herausforderungen des Fachkräftemangels im Mittelstand zu bewältigen. In diesem Beitrag gehen wir auf drei zentrale Ziele ein: die optimale Nutzung des Personalbestands, die Professionalisierung der Personalarbeit und die Schaffung von Attraktivität als Arbeitgeber.
Fachkräftemangel als größte Hürde für Wachstum im Mittelstand
Kaum ein mittelständisches Unternehmen bleibt vom Klagen über Fachkräftemangel verschont. Laut einer Umfrage der DZ Bank¹ identifizierten acht von zehn Mittelständlern dieses Problem als ihre größte Herausforderung. Diese Situation ist auf die insgesamt niedrige Arbeitslosenquote (2023: 5,7 %) und die zunehmend älter werdende Gesellschaft zurückzuführen. Der Mittelstand sieht sich zudem mit zwei weiteren Herausforderungen konfrontiert: Großunternehmen locken qualifizierte Arbeitskräfte mit großzügigen Gehältern und attraktiven Arbeitsbedingungen. Zusätzlich befinden sich viele Industrieunternehmen in ländlichen Gebieten, während Menschen vermehrt in die Städte und Ballungszentren ziehen.
Die Konsequenzen sind spürbar: Der Aufwand und die Kosten für die Personalbeschaffung steigen, bestehende Mitarbeiter müssen Überstunden leisten und Unternehmen sind sogar gezwungen, Aufträge abzulehnen oder Großprojekte zu verschieben, wie die Umfrage zeigt.
Es gibt kein Wundermittel gegen den Fachkräftemangel, da niemand die fehlenden Arbeitskräfte herbeizaubern kann. Als Unternehmen können Sie jedoch Maßnahmen ergreifen, um das Problem zumindest teilweise zu mildern. Ein zentraler Baustein dabei ist das ERP-System, das dazu beiträgt, den Fachkräftemangel in gewissem Maße zu kompensieren.
Personalbestand optimal einsetzen
Bevor Sie neue Mitarbeiter einstellen, ist es ratsam, Ihr vorhandenes Personal bestmöglich einzusetzen.
- Präzisere Personaleinsatzplanung:
Durch die Verwendung eines ERP-Systems können Sie Ihre Mitarbeiter bedarfsorientiert in Produktion und Logistik einplanen. Leerlaufzeiten werden vermieden, und die Planung erfolgt unter Berücksichtigung von Qualifikationen und Erfahrungen. Auf diese Weise erzielen Sie maximale Produktivität mit Ihrem vorhandenen Personal. KI-unterstützte Prognosen ermöglichen es Ihnen, Engpässe und Überkapazitäten vorherzusehen und sich darauf vorzubereiten beispielsweise durch Anpassungen der Einsatz- und Urlaubsplanung, Zeitarbeit oder Outsourcing.
- Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen:
Verringern Sie den Aufwand für wiederkehrende Aufgaben, indem Sie diese digitalisieren und automatisieren. Mitarbeiter haben dann mehr Zeit für andere Aufgaben, was in der Regel auch die Motivation steigert. Ein Beispiel: In der Sachbearbeitung kann eine KI-unterstützte Funktion Bestellvorschläge prüfen, Lieferanten und Preise recherchieren und Bestellungen veranlassen, während die Person im Einkauf diese nur noch freigeben muss.
- Reduzierung der Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern:
Langjährige Mitarbeiter sammeln oft immenses Wissen, das für den Betrieb entscheidend ist. Um das Risiko bei Ausfall oder Austritt zu minimieren, können kritische Prozesse in einem ERP-System abgebildet und dokumentiert werden. Diese sind transparent und nachvollziehbar für alle anderen Mitarbeiter, was einen reibungslosen Übergang ermöglicht. Vertretungs- oder Nachfolgeregelungen lassen sich leichter umsetzen.
Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter:
Neue Kollegen haben Zugriff auf alle relevanten Daten und Standardprozesse im ERP-System. Dies ermöglicht eine selbstständige Einarbeitung und führt zu einer schnelleren Produktivität.
Personalarbeit professionell einsetzen
Durch die Integration eines zusätzlichen HR-Moduls unterstützt das ERP-System direkt die Tätigkeiten der Personalabteilung. Hier sind einige Beispiele:
- Langfristige Personalplanung:
Dank der ERP-Daten und Kennzahlen lassen sich langfristige Bedarfe leichter vorhersagen. Auf dieser Grundlage kann die Personalabteilung gemeinsam mit dem Management eine bedarfsgerechte Personalplanung erstellen. - Mitarbeiter fördern und entwickeln:
Im ERP-System können umfassende Daten über die Belegschaft gesammelt und analysiert werden. Die Anforderungsprofile der Positionen können mit den Qualifikationen der Mitarbeiter abgeglichen werden. Basierend auf diesen Erkenntnissen kann die Personalentwicklung Maßnahmen planen, um die Beschäftigten zu fördern – sei es durch Trainings und Schulungen, Verbesserungen der Arbeitsplätze oder Gesundheitsprogramme. - Erfolgreiches Recruiting:
Das HR-Modul ermöglicht eine Beschleunigung und Verbesserung vieler Abläufe im Recruiting: von der Erstellung von Stellenprofilen über das Veröffentlichen von Stellenanzeigen bis hin zur Beantwortung von Bewerberanfragen und dem Versenden relevanter Informationen. Dadurch steigt die Wahrscheinlichkeit, die passenden Kandidaten zu finden. Ein professionelles Bewerbermanagement trägt dazu bei, Fachkräfte zu überzeugen.
Ein attraktiver Arbeitgeber werden
Letztendlich sollten alle Maßnahmen darauf abzielen, ein möglichst attraktiver Arbeitgeber zu werden, um Fachkräfte leichter zu gewinnen und langfristig zu binden. Wie trägt das ERP-System dazu bei?
- Orts- und zeitunabhängige Arbeitsmodelle:
Durch die zentrale Ablage aller wichtigen Prozesse und Daten im ERP-System können Mitarbeiter von überall darauf zugreifen, auch mobil von unterwegs. Dies erleichtert die Einführung von Homeoffice oder flexiblen Arbeitszeiten erheblich. Solche Modelle ermöglichen eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie, was besonders für jüngere Generationen von Bedeutung ist. Arbeitgeber, die Remote Work ermöglichen, verzeichnen in der Regel eine höhere Anzahl von Bewerbungen auf offene Stellen. - Mehr Freiheit und weniger Stress für Mitarbeiter:
Durch ein ERP-System können Teams digital zusammenarbeiten, sich in gewissem Maße selbst organisieren und flexibler an verschiedenen Orten arbeiten. Der Austausch von Wissen und Daten im Team wird erleichtert, und Mitarbeiter können sich gegenseitig unterstützen.
Selbst bei fest strukturierten Tätigkeiten bietet das ERP-System mehr Freiheit, zum Beispiel in der Fertigung, wo Mitarbeiter nicht zwingend feste Listen abarbeiten müssen. Stattdessen können sie aus einem zentralen, digitalen Auftragspool selbstständig Aufträge auswählen. Funktionen wie Predictive Maintenance unterstützen Servicemitarbeiter dabei, Wartungsintervalle frühzeitig zu planen. Sie müssen nicht ständig auf akute Probleme reagieren und unnötige, lange Wege zurücklegen. - Modernes Arbeiten:
In der heutigen Zeit sind Menschen, insbesondere die jüngeren Generationen, digital unterwegs und nutzen moderne Geräte und Apps im Alltag. Sie möchten nicht in Unternehmen arbeiten, bei denen sie sich ins letzte Jahrtausend zurückversetzt fühlen. Veraltete Systeme oder gar Papierakten wirken abschreckend und erschweren den Arbeitsalltag. Stattdessen bevorzugen sie digitales Arbeiten und Kommunizieren sowie die Nutzung benutzerfreundlicher Software. Dies gilt insbesondere für das ERP-System, das für viele ein tägliches Arbeitswerkzeug ist.
Die Einführung des ERP-Systems bietet oft die Gelegenheit, die gesamte Arbeitsweise im Unternehmen zu überdenken, neu zu gestalten und digitaler auszurichten. Dieser Schritt fördert die Entwicklung des Unternehmens zu einem modernen, zeitgemäßen Arbeitgeber.
Zusammenfassung und Fazit:
Ein ERP-System ermöglicht es Ihnen, Ihr Personal optimal zu nutzen, die Suche nach neuen Mitarbeiter zu erleichtern und diese gezielt zu fördern. Auf diese Weise können die Herausforderungen durch Personalmangel spürbar abgemildert werden.
Darüber hinaus trägt ein ERP-System langfristig dazu bei, die Kosten Ihres Unternehmens zu reduzieren und es wettbewerbsfähiger zu machen. Die eingesparten Ressourcen können Sie in die Einstellung neuer Mitarbeiter oder die Verbesserung der Personalentwicklung investieren. Mit zunehmendem Erfolg wird Ihr Unternehmen zudem als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen, da stabile Unternehmen sichere Arbeitsplätze bieten – eine Eigenschaft, die nach wie vor hoch geschätzt wird.
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