Sortieren Sie noch Ihre Papierablage oder sind Sie ein digitaler HR-Profi? In deutschen Unternehmen schreitet die Digitalisierung der Personalabteilung nur langsam voran. 2020 ergab die HR-Future Studie, dass nur 50% der befragten Unternehmen mit zumindest teilweise digitalisierten Personalprozessen arbeiten. Die Pandemie hat zwar einen regelrechten Digitalisierungsschub ausgelöst, das Potenzial ist jedoch noch lange nicht ausgeschöpft. Dabei kann eine erfolgreiche Digitalisierung der Personalabteilung HR-Verantwortliche bei fast allen strategischen Herausforderungen unterstützen und den Arbeitsalltag entlasten. Dass dies dringend nötig ist, zeigt die HR-Studie 2020: Die meiste Zeit beanspruchen mit 52% die operative Arbeit und mit 37% administrative Tätigkeiten. Es bleiben lediglich 11% für strategische Aufgaben. Die 117 Befragten nannten als größte Zeitfresser: Dokumente bearbeiten, Daten managen und Mitarbeiterfragen beantworten. Diese Meinung teilen sicherlich viele HR-Verantwortliche und genau an diesen Schmerzpunkten verspricht die Digitalisierung der Personalabteilung die größten Optimierungspotenziale.
Vorteile der Digitalisierung der Personalabteilung
Konkret beschreibt die Digitalisierung der Personalabteilung die Minimierung analoger Prozesse und deren Überführung in ein digitales System. Das bedeutet nicht nur, Prozesse 1:1 von Papier in eine HR-Software zu übertragen, sondern ebenso Arbeitsabläufe neu zu denken und möglichst effizient abzubilden. Das bringt einige Vorteile mit sich:
Alles an einem Ort:
Bei der Digitalisierung der Personalabteilung auf Basis einer HR-Software sind Mitarbeiterstammdaten zentral gespeichert und stehen für sämtliche Aufgaben wie die Lohnabrechnung oder das Personalmanagement bereit. Gleiches gilt für relevante Dokumente, die digital abgelegt und ggf. archiviert werden können. Die zentrale, digitale Speicherung ermöglicht einen flexiblen Zugriff auf relevante Daten & Dokumente ohne den Austausch von Papierakten. Das ist besonders bei mobilen Arbeitskonzepten oder mehreren Standorten praktisch.
Automatisierte Abläufe:
Je nach eingesetzter Lösung bietet eine HR-Software Mechanismen zur Automatisierung bestimmter Prozesse. Bei der Lohnabrechnung mit der Sage HR Suite sorgt beispielsweise der integrierte Meldeservice dafür, dass Meldungen an Ämter und Krankenkassen auf Knopfdruck automatisiert erstellt und versendet werden. Ebenso bieten viele Lösungen die Möglichkeit, in der Zeiterfassung dokumentierte Fehl- und Arbeitszeiten automatisch in die Lohnabrechnung zu übertragen. Automatisierte Abläufe zählen aufgrund von Zeitersparnis und Prozesssicherheit zu den Hauptzielen der Digitalisierung in der Personalabteilung.
Mitarbeiter:innen einbinden:
Sogenannte Employee-Self-Services ermöglichen eine Einbindung der Mitarbeiter:innen in die Digitalisierung der Personalabteilung bei gleichzeitiger Beschleunigung der Prozesse. Über Mitarbeiterportale können Mitarbeiter:innen Prozesse und Daten selbst verwalten, was vormals alleinige Aufgabe der Personalabteilung war. Es können beispielsweise Urlaube beantragt und genehmigt, Lohnscheine bereitgestellt, über Weiterbildungen informiert und persönliche Daten verwalten werden.
Datenbasierte Entscheidungen:
Häufig verfügen HR-Softwarelösungen über Reporting- oder Controlling-Funktionen, mit denen sich die wichtigsten Kennzahlen für fundierte Personalentscheidungen auswerten lassen.
Die genannten Vorteile führen dazu, dass die Digitalisierung der Personalabteilung ein wesentliches Ziel erreicht: Der administrative Aufwand für Routineaufgaben sinkt spürbar und HR-Verantwortliche haben mehr Kapazitäten für die Betreuung der Mitarbeiter:innen und die strategische Weiterentwicklung.
Dennoch sind eben jene Kapazitäten gemeinsam mit Investitionskosten häufig der Grund für den Aufschub der Digitalisierung. Es ist unbestritten, dass die Digitalisierung in der Personalabteilung mithilfe einer Software Zeit in Anspruch nimmt und einer strukturierten Organisation bedarf. Mit Blick auf die langfristigen Erleichterungen rechnet sich der Aufwand jedoch schnell und – wie schon bei der Einführung des papierlosen Büros – können die Teilbereiche der Personalarbeit problemlos Schritt für Schritt digitalisiert werden. Nicht zuletzt deshalb ist die Wahl einer modular aufgebauten Softwarelösung, deren Module sich flexibel kombinieren lassen, zu empfehlen. Einzelmodule für Personalabrechnung, Personalmanagement, Zeitwirtschaft und Bewerbermanagement bilden jeweils einen Teilbereich der Digitalisierung in der Personalabteilung ab und können einzeln oder gemeinsam genutzt werden. Dieser Aufbau fördert nicht nur eine Schritt-für-Schritt-Einführung, sondern schützt auch vor Kosten für ungenutzte Funktionen.
Ist die Motivation für die Digitalisierung der Personalabteilung geweckt und stimmen die Rahmenbedingungen, so bleibt die Frage: Wie gelingt die Digitalisierung in der Praxis und wie finden Sie einen sinnvollen Einstiegspunkt? Für den Anfang bietet eine Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Situation eine hilfreiche Orientierung. Die vier folgenden Fragen helfen Ihnen, zu überprüfen, wie es um die Produktivität und Digitalisierung Ihrer Personalabteilung steht. Unabhängig davon, ob Sie bereits eine HR-Software einsetzen oder nicht, zeigen wir Ihnen mit Praxistipps, was Sie tun können, um schnell, produktiv und datenschutzkonform zu arbeiten.
Wie häufig nutzen Sie Excel im Arbeitsalltag?
Personalkostenplanung, Urlaubs- und Fehlzeitenerfassung sowie Reportings für die Geschäftsführung sind nur einige der Anwendungsgebiete, in denen Excel in Personalabteilungen zum Einsatz kommt. Keine Frage, die Tabellensoftware ist ein vielseitiges Tool, das den meisten Personalern bestens vertraut ist. Dennoch ist Excel im Finanzbereich besser aufgehoben als in der Personalarbeit. Vor allem die Pflege von Excel-Listen und die hohe Fehleranfälligkeit kosten viel Zeit und bergen große Risiken. Bei der manuellen Dateneingabe ist ein Zahlendreher schnell passiert und stellt kurzerhand die gesamte Tabelle auf den Kopf – als Schritt für die Digitalisierung der Personalabteilung ist Excel daher nicht zielführend. Wer sich diese Mühe im Arbeitsalltag ersparen möchte, kann mit modernen Softwarelösungen auf automatisierte Prozesse umsteigen, die die Datenverarbeitung leichter und sicherer gestalten.
Praxistipp:
Verabschieden Sie sich im Zuge der Digitalisierung Ihrer Personalabteilung Schritt für Schritt von Excel, der manuellen Dateneingabe und -pflege und steigen Sie auf eine HR-Software um. Die meisten Anbieter liefern eine benutzerfreundliche Software, die mit Controlling-Funktionen genau auf die Bedürfnisse von Personalern ausgerichtet ist und so eine spürbare Entlastung im Arbeitsalltag darstellt, nicht nur ein Arbeitsmittel.
Wie stellen Sie die Einhaltung des Datenschutzes sicher?
Im Umgang mit hochsensiblen, personenbezogenen Mitarbeiterdaten nimmt der Datenschutz eine zentrale Rolle ein. Daten vor dem Zugriff Dritter zu schützen und damit die Persönlichkeitsrechte jedes einzelnen Mitarbeiters zu wahren, ist zu einer wichtigen Aufgabe für HR-Mitarbeiter:innen geworden und spielt bei der Digitalisierung der Personalabteilung eine zentrale Rolle. Die DSGVO gibt zusätzliche Richtlinien zum Arbeitnehmerdatenschutz vor, die unter anderem erfordern, sowohl Prozesse in der Personalabteilung lückenlos zu dokumentieren, als auch bei der Datenspeicherung Ort, Dauer und Zweck zu dokumentieren. Vor diesem Hintergrund ist die Einhaltung des Datenschutzes ein komplexes und zeitintensives Unterfangen mit vielen Einzelprozessen. Im Zuge der Digitalisierung der Personalabteilung werden technisch Strukturen geschaffen, die den sicheren Umgang mit Daten erleichtern. HR-Softwarelösungen gewährleisten beispielsweise, dass lohnrelevante, personenbezogenen Daten nur verschlüsselt an Behörden übermittelt werden. Gleiches gilt bei der Übertragung von Online-Bewerbungen. Weitere praktische Funktionen sind die automatische Löschung von Daten nach der Aufbewahrungsfrist oder die Sperrung der Mitarbeiterakte nach Austritt aus dem Unternehmen. So lassen sich durch die Digitalisierung der Personalabteilung von vornherein viele Fallstricke umgehen und Personaler können beruhigt mit den ihnen anvertrauten Daten arbeiten.
Praxistipp:
Prüfen Sie, ob Ihre verwendete HR-Software oder der gewünschte Anbieter die Software als On-Premise- oder Cloudlösung anbieten. Nutzen Sie eine Software aus der Cloud, gelten besondere datenschutzrechtliche Vorschriften, da die sensiblen Daten nicht auf Ihren eigenen, sondern auf den Servern des Anbieters liegen. Die DSGVO schreibt hier unter anderem den Abschluss eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (AV) vor. Um das Risiko eines Datenschutzvergehens so gering wie möglich zu halten, empfiehlt sich bei der Digitalisierung der Personalabteilung grundsätzlich eine enge Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten.
Haben Sie genügend Zeit für die Personalverwaltung?
Die zentrale Aufgabe von Personalern in kleinen und mittelständischen Unternehmen ist die Gehalts- und Lohnabrechnung. Je nach Branche und Vertragsart beansprucht die rechtskonforme und pünktliche Abrechnung viele Ressourcen. Es bleibt wenig Zeit für die Personalverwaltung. Dabei umfasst die Verwaltung vielfältige Aufgaben wie die Pflege der Mitarbeiterdaten, die Erfassung der Arbeitszeit, die Beantwortung von Fragen oder die Bearbeitung von Krankheits- oder Urlaubstagen. Die Digitalisierung der Personalabteilung kann hier für spürbare Entlastung sorgen. Es gilt: Umso mehr Prozesse digitalisiert sind, desto geringer ist der Verwaltungsaufwand. Insbesondere, weil Daten häufig an unterschiedlichen Orten ab- oder hinterlegt werden und allein schon die Suche erhebliche Zeit in Anspruch nimmt. Die Digitalisierung der Personalabteilung mit der Einführung einer digitalen Personalakte bietet eine komfortable Lösung, denn sie bündelt alle Daten an einem Ort und spart Zeit durch wegfallende Suchvorgänge. Der Übergang von analogen Papierdokumenten in die digitale Akte lässt sich für gewöhnlich problemlos bewältigen und wichtige Unterlagen sind jederzeit und von jedem Ort aus abrufbar. Die Digitalisierung verschafft Personalabteilungen mehr Freiräume und es bleibt mehr Zeit für die Betreuung der Mitarbeiter und für die Personalentwicklung.
Praxistipp:
Die digitale Personalakte gibt es als Teil von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) oder als Modul von HR-Gesamtlösungen. Die revisions- und datenschutzkonforme Archivierung der sensiblen Daten haken Sie damit auch gleich ab.
Verwalten Sie Bewerbungen manuell?
Wenn ja, wird es höchste Zeit für eine digitale Lösung. Das Bewerbungsmanagement nimmt bei der Digitalisierung der Personalabteilung eine besondere Rolle ein. Insbesondere bei einem hohen Bewerbungsaufkommen mit mehreren ausgeschriebenen Stellen fällt es schwer, den Überblick zu behalten. Einerseits ist da die Stellenverwaltung: Es muss überwacht werden, auf welchen Kanälen welche Stelle ausgeschrieben ist. Möglicherweise möchten HR-Verantwortliche für die Zukunft analysieren, welche Kanäle am erfolgreichsten waren und für die Zukunft genutzt werden sollen, denn die Schaltung von Stellenanzeigen auf populären Portalen verursacht erhebliche Kosten. Parallel zur Stellenverwaltung müssen die eingehenden Bewerbungen gemanagt werden. Von der Erstsichtung bis zur Ab- und Zusage der Bewerber:innen fällt hier eine Vielzahl von Einzelprozessen an, die meist mehrere Personen betrifft. Diese Prozesse lassen sich im Rahmen der Digitalisierung der Personalabteilung effizienter erledigen, da der digitale Datenaustausch in einer Software schneller geht als manuell oder per E-Mail. Hinzu kommt, dass auch bei Bewerbungen der Datenschutz greift – schließlich verwalten Sie personenbezogene Daten von Privatpersonen und müssen entsprechende Prozesse und Aufbewahrungsfristen einhalten. Alles in allem ist Bewerbermanagement mit viel Aufwand verbunden, der in einem kleinen oder mittelständischen Unternehmen neben dem Tagesgeschäft geleistet werden muss. Bei diesen Aufgaben verspricht die Digitalisierung der Personalabteilung echte Entlastung: Eine passende Software, entweder eine HR-Software mit Bewerber-Modul oder ein Bewerber-Tool, erleichtert das Management von Stellen und Bewerbungen und die damit verbundenen Abstimmungsprozesse, während Sie sich durch die Prozessdokumentation gleichzeitig datenschutzrechtlich absichern.
Praxistipp:
Nehmen Sie sich die Zeit und prüfen Sie, wie viele Stellen und Bewerbungen Sie pro Monat verwalten und welche Einzelprozesse anfallen. Eine grobe Kalkulation des anfallenden Zeitaufwands kann Klarheit über die Notwendigkeit eines Tools zum Management von Bewerbungen und eine Argumentationsgrundlage für die Geschäftsführung schaffen. Bewerbermanagement-Lösungen zählen neben Lohnsoftware zu den beliebtesten Software-Tools und bieten durch einen überschaubaren Implementierungsaufwand einen komfortablen Einstieg in die Digitalisierung Ihrer Personalabteilung.
Fazit
Der richtige Zeitpunkt für die Digitalisierung der Personalabteilung kommt selten von allein und – wie so oft – ist der erste Schritt der schwierigste. Das Schöne ist, dass es nie zu spät und kein Unternehmen zu klein ist, um nicht lohnenswerte Verbesserungen und Digitalisierungsmaßnahmen zu ergreifen. Mit einer HR-Software nutzen Sie einen wesentlichen Baustein für die Produktivität und Digitalisierung der Personalabteilung – egal, ob es um die Durchführung der monatlichen Gehaltsabrechnung oder den datenschutzkonformen Umgang mit Arbeitnehmerdaten geht. Lästige Zeitfresser können eliminiert werden und es bleibt mehr Zeit für strategische Aufgaben. Selbst in Unternehmen, die bereits mit einer einschlägigen Software arbeiten, lohnt es sich, das Tool immer wieder auf den Prüfstand zu stellen und zu hinterfragen, ob alle Funktionen ausreichend verfügbar sind oder ob zusätzliche Module (z.B. eine digitale Personalakte) den Arbeitsalltag weiter digitalisieren und erleichtern können.
Sie haben Fragen zur Digitalisierung Ihrer Personalabteilung oder sind auf der Suche nach einer geeigneten Softwarelösung? Unsere HR-Experten beraten Sie gerne, welche Lösung zu Ihren Anforderungen passt und wie Sie Ihre Aufgaben effizient und sicher bewältigen können.
