Die Welt wird immer digitaler und auch die künstliche Intelligenz ist gekommen, um zu bleiben. Datenschutz und -sicherheit spielen deshalb eine zentrale Rolle, ganz besonders auch im Umgang mit Mitarbeiterdaten. Doch wie sieht es mit dem Datenschutz im Bewerbermanagement aus?
Ein vielbeachtetes Positionspapier zum Datenschutz im Recruiting – herausgegeben vom Hamburger Datenschutzbeauftragten – fokussiert sich auf das Verarbeiten von Bewerberdaten und den daraus entstehenden Rechten und Pflichten von Unternehmen sowie Organisationen in Deutschland. Wir wollen Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Punkte des Positionspapieres geben. Die wichtigsten Auswirkungen zum Datenschutz im Recruiting auf Bewerbermanagementsysteme und deren Wichtigkeit in der Anwendung haben laut Paper diese Themen:
- Es gilt die Daten sorgfältig und diskret zu bearbeiten.
- Viele Unternehmen kommen der allgemeinen Informationspflicht noch nicht in genügendem Maße nach.
- KI als alleinige Entscheidungsgrundlage ist unzulässig.
- KI kann jedoch für Automatisierung von einfachen Prozessschritten, wie das Versenden von Einladungen eine lohnenswerte Unterstützung sein.
Datenschutz im Recruiting: Positionspapier des Hamburger Datenschützers
Unternehmen, die Bewerbungsprozesse gestalten, müssen sich der rechtlichen Anforderungen bewusst sein, die den Umgang mit Bewerberdaten regeln. Ein aktuelles Positionspapier des zum Datenschutz im Recruiting, welches der Hamburgischer Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit (HmbBfDI) unter dem Titel „Bewerberdatenschutz und Recruiting und Recruiting im Fokus“ veröffentlicht hat, fokussiert sich auf die besonderen Anforderungen und Pflichten im Umgang mit Bewerberdaten, gibt wertvolle Einblicke in diese Thematik und zeigt auf, wie Unternehmen ihre Prozesse anpassen können, um den gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden.
Denn Bewerbungsverfahren umfassen regelmäßig eine Vielzahl personenbezogener Daten, die sensibel sind und daher einem besonderen Schutz bedürfen. Unternehmen werden dazu angehalten, ihre Recruiting Prozesse so zu gestalten, dass sie den Grundsätzen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderen nationalen Datenschutzgesetzen entsprechen. Schon die Erhebung von Bewerberdaten hat eine datenschutzrechtliche Relevanz. Unternehmen müssen daher transparent darüber informieren, welche Daten zu welchem Zweck erhoben, verarbeitet und genutzt werden. Zudem werden Sicherheitsmaßnahmen für den Datenschutz im Recruiting empfohlen, um die Daten vor unbefugtem Zugriff und Verlust zu schützen.
Tipp
Heben Sie Ihr Recruiting auf ein zeitgemäßes Level
Ein modernes Bewerbermanagement im Unternehmen sollte den Anforderungen einer sich wandelnden Arbeitswelt gerecht werden. Es muss sowohl den Bedürfnissen der Bewerber als auch den unternehmensinternen Anforderungen entsprechen. Um schneller an den gewünschten Kandidaten „dran“ sein zu können, sind digitale Recrutingprozesse heute das A und O. Datenschutz und Sicherheit müssen dabei ebenso zuverlässig berücksichtigt werden.
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Sage HR Bewerbermanagement vereint innovative e-Recruiting Software mit einem modernen Bewerbermanagement und zügigen, weil digitalen Auswahl- und Entscheidungsprozessen.
Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen sollten
Hier sind die wichtigsten Punkte und Empfehlungen, die aus dem Dokument zum Datenschutz im Recruiting hervorgehen:
Transparenz und Information
- Informationspflicht:
- Bewerber müssen klar und verständlich darüber informiert werden, welche personenbezogenen Daten zu welchem Zweck erhoben, verarbeitet und genutzt werden.
- Die Informationen sollten leicht zugänglich sein, z.B. in der Datenschutzerklärung auf der Karriereseite des Unternehmens.
- Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung:
- Es muss deutlich gemacht werden, auf welcher Rechtsgrundlage die Datenverarbeitung erfolgt, beispielsweise auf Basis einer Einwilligung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.
Datenerhebung und -verarbeitung
- Datenminimierung:
- Es dürfen nur solche Daten erhoben werden, die für den Bewerbungsprozess notwendig sind. Unnötige Daten sollten vermieden werden.
- Zweckbindung:
- Die erhobenen Daten dürfen nur für den Zweck verwendet werden, für den sie ursprünglich erhoben wurden. Eine Zweckänderung erfordert eine neue Einwilligung des Bewerbers.
- Löschfristen:
- Daten müssen gelöscht werden, sobald sie für den Zweck der Verarbeitung nicht mehr notwendig sind.
- Dies bedeutet in der Regel, dass Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht werden sollten, sofern keine längeren Aufbewahrungsfristen aufgrund von Einwilligungen oder rechtlichen Verpflichtungen bestehen.
Sicherheit und Zugangskontrollen
- Datensicherheit:
- Es müssen technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) ergriffen werden, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten. Dazu gehören Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen.
- Zugriffsbeschränkungen:
- Der Zugriff auf Bewerberdaten sollte nur den Personen ermöglicht werden, die direkt in den Bewerbungsprozess involviert sind. Unbefugte Personen dürfen keinen Zugang zu den Daten haben.
Rechte der Bewerber
- Rechte der betroffenen Personen:
- Bewerber müssen über ihre Rechte informiert werden, einschließlich des Rechts auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer Daten.
- Einwilligung:
- Falls die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung basiert, muss diese freiwillig, spezifisch, informiert und unmissverständlich erfolgen. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.
Externe Dienstleister
- Auftragsverarbeitung:
- Wenn externe Dienstleister im Recruiting Prozess eingebunden werden, müssen mit diesen Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen werden, die sicherstellen, dass auch diese Dienstleister die datenschutzrechtlichen Vorgaben einhalten.
Zukunftsorientiert im Bewerbermanagement aufstellen
Papier ist zwar geduldig – doch für effiziente HR-Prozesse heute nicht mehr zeitgemäß. Auch hinsichtlich des Datenschutzes im Recruiting sind manuelle Bund papierbasierte Bewerbungsprozesse schwierig. Deshalb stellen bereits viele Unternehmen ihre Bewerbungseingänge z.B. über Onlineformulare oder digital auf E-Mail um. Doch auch da lauern datenschutzrechtliche Klippen und Gefahren für Verstöße. Werden E-Mails weitergeleitet oder digitale Unterlagen im Unternehmen ausgedruckt, um sie für Entscheidungsprozesse an interne Gremien oder Fachleiter zu verteilen, ist dies ebenso nicht datenschutzkonform. Für Unternehmen ist es also entscheidend, ihre Recruiting Prozesse kritisch zu hinterfragen und ihre Softwarelandschaft zu überprüfen. Moderne Softwarelösungen bieten heute schon oft integrierte Funktionen zum Schutz von Bewerberdaten und zur Einhaltung der DSGVO sowie KI-Unterstützung an den zulässigen Stellen. So kommen Unternehmen Ihrer Compliance nach und sichern auch im Recruiting Datenschutzanforderungen. Doch sie können nicht nur den rechtlichen Anforderungen gerecht werden, sondern auch das Vertrauen der Bewerber stärken. Eine solche zeitgemäße Anwendung ist das Sage HR Bewerbermanagement. Es integriert die bei uns entwickelte Online-Recruiting Software „Karriereportal“ und bietet Ihnen eine hochmoderne Lösung für Ihre digitalen Recruiting- sowie Auswahl- und Entscheidungsprozesse. Mit Berücksichtigung der geltenden Anforderungen an den Datenschutz im Recruiting sowie einem Höchstmaß an Sicherheit in unserem zertifizierten Rechenzentrum. Wenn Sie Fragen dazu haben oder eine Beratung wünschen, stehen wir Ihnen gern für ein persönliches Gespräch zur Verfügung.Fazit zum Datenschutz im Bewerbermanagement
Datenschutz im Recruiting ist kein Randthema mehr, sondern eine zentrale Herausforderung für Unternehmen, die wettbewerbsfähig und vertrauenswürdig bleiben wollen. Das Positionspapier des HmbBfDI ist dafür eine wertvolle Orientierungshilfe. Es unterstreicht die Notwendigkeit, Bewusstsein für Datenschutzbestimmungen zu schaffen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, um die Integrität und Vertraulichkeit der Bewerberdaten zu wahren. Insbesondere in Zeiten, in denen der Einsatz digitaler Tools und Softwarelösungen im Recruiting zunimmt und die KI mit einer Menge an Arbeitserleichterungen verführt, ist es von großer Bedeutung, dass Unternehmen zuverlässige Technologien einsetzen, die den aktuellen Standards zum Datenschutz im Recruiting und im HR entsprechen.Für Sie empfohlen...
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