Arbeitszeiterfassung via App: So erfassen Sie Ihre Zeiten mobil, flexibel und von unterwegs

Um die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen, greift ein Viertel der Unternehmen noch auf Stempel- oder Stechuhren zurück. Die moderne Variante nutzen immerhin 20 Prozent der Unternehmen in Deutschland: Stationäre Zeiterfassungsterminals, über die die Arbeitnehmer mit Karte, Chip, Transponder oder Fingerabdruck die Zeiterfassung starten, sobald sie ihre Arbeit beginnen. Bei Feierabend loggen sie sich wieder aus. Prinzipiell ist dies eine zeitgemäße Methode, können Terminals doch viele tausend Datensätze speichern und der Vorgang zum Ein- und Ausstempeln ist binnen einer Sekunde erledigt.

Was aber machen Branchen, in denen Mitarbeitende viel unterwegs sind und die nicht zu den klassischen Bürojobs gehören?

Mobile Arbeitszeiterfassung per App

Für Handwerksbetriebe, Montagefirmen oder Bauunternehmen stellt die Pflicht zur Systematischen Arbeitszeiterfassung, die von EU- und Bundesgerichten gefordert wird, eine echte Herausforderung dar. Eine mobile Arbeitszeiterfassung via App kann hier besonders hilfreich und ein echter „game changer“ sein. Im Folgenden haben wir das Thema genauer beleuchtet und uns auch mit den Vor- und Nachteilen einer Arbeitszeiterfassung App auseinandergesetzt.

Wie funktioniert eine Arbeitszeiterfassung App?

Eine App zur Arbeitszeiterfassung ist eine mobile Stempeluhr. Nur dass diese Stempeluhr eben nicht ortsgebunden ist, sondern dass jeder berechtigte Mitarbeiter – egal, wo dieser sich befindet – über sein Smartphone oder Tablet Zugriff darauf hat. Arbeitsstunden, Überstunden, Projektzeiten und Fehlzeiten können mit einer Arbeitszeiterfassung App lückenlos aufgezeichnet werden und schaffen merkliche Transparenz und Flexibilität innerhalb eines Unternehmens. Sowohl Vorgesetzte als auch die Beschäftigten behalten den Überblick, was die geleisteten Arbeitsstunden angeht – unabhängig davon, um welche Branche es sich handelt.

Bei einer Arbeitszeiterfassung App handelt es sich entweder um eine native App aus dem Appstore oder um eine mobile Applikation über den WAP-Browser. Über das Smartphone können Ihre Mitarbeitenden also eine Applikation der Softwareanwendung Ihres Unternehmens anwenden und unterwegs die Zeiten erfassen. Über den Browser funktioniert die App allerdings nur online mit der Verbindung zur Unternehmenssoftware. Bei einer nativen App ist es Ihren Mitarbeitenden auch möglich, die Arbeitszeiten offline zu erfassen. Diese werden dann synchronisiert, sobald wieder eine Internetverbindung besteht.

Welche Unternehmen sollten eine Arbeitszeiterfassung per App nutzen?

Generell kann natürlich jedes Unternehmen eine Zeiterfassung per App nutzen – überall da, wo die Kollegen viel unterwegs sind. Besonders hilfreich aber ist eine solche Lösung vor allem in Unternehmen, in denen die Angestellten nur ganz selten im Firmengebäude oder an einem klassischen Büroarbeitsplatz sind. Beispiele dafür sind:

• Auswärtstermine: Gerade in Handwerksberufen sind Auswärtstermine eher die Regel als die Ausnahme. Hier kann eine Arbeitszeiterfassung App den Handwerkern viel Zeit sparen. Sie müssen so nicht immer erst zum Unternehmenssitz fahren, um einzustempeln, sondern können sich direkt auf den Weg zum Termin machen.
• Geschäftsreisen: Auch wenn alltägliche Bürojobs oft In-House stattfinden, können Geschäftsreisen immer anstehen. In diesem Fall ist es äußerst praktisch, wenn der jeweilige Mitarbeitende eine mobile Stempeluhr in Form einer App bei sich hat. Damit ist eine zuverlässige Zeiterfassung auch auf Reisen gewährleistet.
• Branchen mit Auswärtstätigkeiten: Für Branchen, die eben nicht dem klassischen Bürojob entsprechen und daher selten bis nie am selben Ort arbeiten, gelten in diesem Zusammenhang natürlich ganz spezielle Anforderungen. Schließlich sind eine Stempeluhr oder Ähnliches hier keine Option. Deshalb lohnt sich in Branchen dieser Art eine Arbeitszeiterfassung App ganz besonders, denn diese ist zu keiner Zeit ortsgebunden.
• Home Office/Mobiles Arbeiten: Seit der Pandemie ist das Arbeiten von Zuhause oder von flexiblen Orten in vielen Unternehmen zum Alltag geworden. Natürlich kann nicht jeder Mitarbeitende eine persönliche Stempeluhr oder Terminal bei sich zuhause haben. Und die Arbeitsstunden auf Papier festzuhalten, ist nicht nur unübersichtlich – es schleichen sich auch schnell Fehler ein. Deshalb kann eine App – neben der Möglichkeit zur Zeiterfassung remote – auch hier eine angemessene Lösung sein.

Wie wichtig wird eine App für die Arbeitszeiterfassung in Zukunft für Unternehmen sein?

Die Digitalisierung zieht sich inzwischen durch alle Lebensbereiche. Besonders im beruflichen Kontext wird sie immer essenzieller, wenn Unternehmen auch langfristig wettbewerbsfähig bleiben möchten. Inzwischen setzen nicht nur Kunden digitale und mobile Lösungen voraus, sondern auch Mitarbeitende, die die oftmals ebenso noch vorherrschenden Excellisten in Unternehmen (20 Prozent lt. Umfrage), nur noch ungern pflegen wollen. Diese Ansprüche werden in Zukunft voraussichtlich immer stärker zunehmen. Fachkräfte entscheiden sich für Betriebe, in denen ihr Berufsalltag so unkompliziert und effektiv wie möglich gestaltet wird. Eine elektronische Arbeitszeiterfassung, die auch per App möglich ist, bietet ein hohes Maß an Flexibilität und kann die Digitalisierung eines Unternehmens ebenso voranbringen.

An der generellen Arbeitszeiterfassung wird zukünftig kein Unternehmen mehr vorbeikommen. Nach den Urteilen des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und des Bundesarbeitsgerichts (BAG) besteht eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bereits. An der Umsetzung der elektronischen Zeiterfassung arbeitet der Gesetzgeber. Es ist also äußerst sinnvoll, sich als Unternehmen bereits jetzt zu überlegen, wie die Zeiterfassung innerhalb der Firma am unkompliziertesten umgesetzt werden kann. Eine Arbeitszeiterfassung mit einer App kann hier eine passende Ergänzung für Unternehmen mit hoher Auswärtstätigkeit darstellen.

Tipp: Informieren Sie sich jetzt über Zeiterfassungslösungen!

Die systematische Zeiterfassung wird kommen. Die Pflicht ist aber auch eine Chance zur Digitalisierung weiterer Unternehmensprozesse. Elektronische Arbeitszeiterfassung mit Software bietet viele Vorteile. Lernen Sie die Zeiterfassung Software von Sage HR Suite & GFOS kennen und erfahren Sie mehr über die unterschiedlichen individuellen Einsatzmöglichkeiten im Unternehmen.

Was sind die Vor- und Nachteile der Arbeitszeiterfassung mittels App?

Die mobile Zeiterfassung via App bietet viele Vorteile. Aber es gibt auch einige wichtige Aspekte zu beachten:

1. Vorteile einer Zeiterfassung App:

• Flexibilität: Die Zeiterfassung kann komplett ortsunabhängig vorgenommen werden. Egal, ob sich Mitarbeiter außerhalb des Unternehmens befinden – die Arbeitszeiterfassung App haben sie immer auf ihrem Smartphone griffbereit. Eine zuverlässige Dokumentation der Arbeitszeiten ist somit in jeglichen Situationen zugänglich.
• Effizienz: Die mobile Zeiterfassung ist äußerst zeitsparend und plausibler für die tatsächlich geleisteten Stunden. Mitarbeiter können direkt ihre Zeiten erfassen und nicht erst, wenn sie den Firmensitz aufsuchen und im Nachhinein ihre Zeiten erfassen müssen. So spart eine Arbeitszeiterfassung App nicht nur Zeit (und Nerven), sondern auch Fahrtkosten bei den Mitarbeitenden, die selten im Unternehmen sind und nicht extra noch für die Zeiterfassung zum Firmenstandort kommen müssen..
• Transparenz: Alles auf einen Blick. Mit der Zeiterfassung App, die an eine Zeiterfassung Software geknüpft ist, können die Daten der jeweiligen Mitarbeiter umfassend und digital ausgewertet werden. Zusätzlich ist der automatische Datenaustausch mit anderen Systemen, wie bspw. einer Entgeltabrechnung und anderen Personalanwendungen oder auch ERP-Lösungen möglich. So geht nichts verloren und den Vorgesetzten stehen wichtige Informationen direkt zur Verfügung.
• Datenschutz: Die Identifikation in der App erfolgt über die Personalnummer, so dass jeder Mitarbeiter nur auf seine relevanten Zeitdaten zugreift. Dabei sind die personenbezogenen Daten, welche in der App gespeichert werden, minimal.

Noch ein Hinweis zum Datenschutz: Die Zeiterfassung mittels App nimmt wenige aber dennoch sensible und vertrauliche personenbezogene Daten auf. Diese müssen auch dementsprechend datenschutzkonform behandelt werden. Sie unterliegen der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) der Europäischen Union und dürfen nicht missbraucht werden. Dies bedeutet insbesondere, dass die App ausschließlich zur Zeiterfassung verwendet werden darf. Arbeitgebende dürfen die App nicht nutzen, um das Verhalten oder die Leistung ihrer Belegschaft zu überwachen. Generell sollte bei der Wahl einer Arbeitszeiterfassung App darauf geachtet werden, dass diese die Daten rechtskonform aufzeichnet. Somit sind Sie als Unternehmen auf der sicheren Seite.

2. Nachteile einer Zeiterfassung App:

• Skepsis der Mitarbeitenden: Essenziell bei der Einführung einer mobilen Arbeitszeiterfassung ist die Akzeptanz der Mitarbeitenden. Der Gedanke, eine App auf dem eigenen Smartphone zu haben, die Arbeitszeiten speichert, könnte bei so Manchem als eine unerwünschte Form der Kontrolle gesehen werden. Hier ist es wichtig, dass die Kollegen umfangreich über die digitale Arbeitszeiterfassung informiert und Bedenken ihrerseits ernst genommen werden. Offene Kommunikation ist der Schlüssel.

Worauf müssen Sie bei der Verwendung einer Zeiterfassung App achten?

Die Arbeitszeiterfassung via App könnte auch für Ihre Firma sinnvoll sein? Bevor Sie jetzt sofort die nächstbeste Stempeluhr App herunterladen, sollten Sie sich erst einmal ganzheitlich informieren.

• Welche mobilen Apps und Softwares kommen für Ihren Betrieb in Frage?
• Ist vielleicht in Ihrer Firma eine Zeiterfassung sinnvoll, die einen größeren Leistungsumfang abdeckt, z.B. Projektzeiten oder Produktionssteuerung, usw.?
• Soll die Zeiterfassung App auch mit anderen Systemen innerhalb Ihres Unternehmens automatisch Zeitdaten austauschen können?
• Welche Features sind Ihnen besonders wichtig, auf welche können Sie möglicherweise verzichten?
• Soll die Zeiterfassung App auch mit anderen Systemen innerhalb Ihres Unternehmens automatisch Daten austauschen können?

Nehmen Sie sich die Zeit, um sich über diese Fragen klar zu werden und bedenken Sie alle Optionen, die Sie im Hinblick auf eine Arbeitszeiterfassung App haben. Wenn Sie unsicher sind, stehen wir von der DPS|BS gern jederzeit beratend zur Seite.

Einfache Zeiterfassung via App mit den Lösungen von DPS|BS

Im Zusammenhang mit einer Software zur Zeiterfassung können Sie sich auf einen rechts- und datenschutzkonformen Einsatzes auch mit der App zur Arbeitszeiterfassung verlassen. Die Zeiterfassungssoftware ist seit Jahren etabliert und bietet ein hohes Maß an Zugriffsschutz. Eine solche Software ist beispielsweise die GFOS Zeiterfassungssoftware. Die GFOS ermöglicht es, auf direkte und verlässliche Weise, die Arbeitszeiten zu erfassen. Zugangsberechtigungen und Sicherheitskonzepte sorgen dafür, dass Manipulationen und Fehler in der Zeiterfassung nahezu ausgeschlossen werden können.

Die GFOS bietet eine native Arbeitszeiterfassung App auf dem Smartphone. Gleichzeitig gibt es auch die Möglichkeit der Terminalerfassung am Unternehmensstandort oder einer Bildschirmerfassung am PC. So wird Mitarbeitenden die Arbeitszeiterfassung so leicht wie möglich gemacht – unabhängig davon, ob sie sich In-House oder auswärts befinden. Die Arbeitsstunden, Überstunden und Fehlzeiten werden rechtskonform und genau aufgezeichnet und können danach an die Lohn- und Gehaltsabrechnung übergeben werden. Zusätzlich besteht bei GFOS die Möglichkeit auf eine Erweiterung um viele Bereiche aus dem Workforce Management.

Wenn Sie keine Speziallösung wie GFOS wünschen, sondern die Zeiterfassung einfach und rechtskonform erledigen und abrechnen wollen, ist dies mit der Sage HR Suite effizient möglich. Denn hier gibt es ebenso eine integrierte Arbeitszeiterfassung App, die über WAP-Browser funktioniert.

Arbeitszeiterfassung App – Zeit, Kosten und Nerven sparen

Die Arbeitszeiterfassung mittels App kann für Unternehmen eine praktische und unkomplizierte Lösung darstellen, um den Herausforderungen der bevorstehenden Pflicht zur Zeiterfassung entgegenzutreten. Eine Arbeitszeiterfassung App lohnt sich insbesondere für Betriebe, die selten in Büros, sondern stattdessen häufig oder ausschließlich auswärts arbeiten, wie zum Beispiel Handwerksbetriebe oder Bauunternehmen. Denn mit einer Stempeluhr App können die Arbeitszeiten ortsunabhängig erfasst werden. Das sorgt für Flexibilität, Effizienz und Transparenz innerhalb eines Unternehmens. Durch die Verwendung einer Arbeitszeiterfassung App können beispielsweise Zeit, aber auch Fahrtkosten gespart werden. Beachtet werden sollte hierbei jedoch, dass Mitarbeitenden die Skepsis gegenüber einer Arbeitszeiterfassung App genommen wird. Manch einer verbindet eine solche App möglicherweise mit unerwünschter Kontrolle. Mit einer offenen Kommunikation, durch die auch klargestellt wird, dass die Daten rechtskonform verwendet werden, dürfte dies jedoch kein Problem darstellen.

Die Zeiterfassungssoftware von GFOS und Sage HR Suite stellen unkomplizierte Lösungen dar – je nach Ihren individuellen Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung. Hier werden die Daten ganzheitlich und rechtskonform aufgezeichnet. Zusätzlich kann sie sowohl als App als auch als Terminal oder als Bildschirmerfassung am PC verwendet werden.

Mit einer mobilen Zeiterfassung ist die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auch in sehr mobil tätigen Unternehmen keine Hürde mehr.